Laatste update: januari 2021
Privacy verklaring Vulpia
Dit is de privacyverklaring van Care@Vulpia NV met maatschappelijke zetel in de Ruiterijschool 6, 2930 Brasschaat, met ondernemingsnummer BE 0885.883.479 (hierna ‘Vulpia’)– de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Care@Vulpia NV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van alle voorzieningen binnen de Vulpia groep. Deze verklaring is bedoeld om de naleving te verzekeren van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 April 2016 (hierna de ‘AVG’).
De inhoud van deze privacyverklaring is als volgt opgebouwd:
Scope van deze verklaring
Waarom verwerken we persoonsgegevens?
Camerabewaking
Beveiligen en bewaren van persoonsgegevens
Persoonsgegevens via de website
Soorten cookies en doeleinden
Uw rechten mbt uw persoonsgegevens
Contact
Scope privacybeleid
Deze privacyverklaring geldt alleen voor de als persoonlijk identificeerbare informatie over u (verder ‘persoonsgegevens’) die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken. Dit betekent dat Vulpia het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die iemand als natuurlijke persoon kunnen identificeren, zoals het verzamelen, bewaren, wijzigen, gebruiken, etc.. van persoonsgegevens.
De toepassing van deze privacyverklaring is tweeledig:
1. De algemene zaken zijn van toepassing op al de residenten die in een Vulpia residentie voor korte of langere termijn verblijven, de personen die zich contractueel verbinden in de opname overeenkomst , personeelsleden, leveranciers, externe (zorg)dienstverleners, vrijwilligers, bezoekers en overige personen welke van de diensten van Vulpia genieten.
2. Specifiek voor websitebezoekers gaan we in op de persoonsgegevens die we verwerken wanneer u onze website bezoekt , alsook op de soorten cookies die worden gebruikt en voor welke doeleinden.
Waarom verwerken we persoonsgegevens?
We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren. Wij verzamelen, verwerken en gebruiken persoonsgegevens onder andere voor volgende doeleinden:
Het aanbieden of het verbeteren van onze dienstverlening
Voor kwaliteitsdoeleinden
Voor veiligheidsdoeleinden
Voor het verwerken van persoonsgegevens voor deze doeleinden baseren wij ons op de volgende juridische gronden:
Wanneer dit noodzakelijk is in het kader van de voorbereiding of uitvoering van onze overeenkomsten (bv bij een opnameovereenkomst);
om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan Vulpia onderworpen is;
wanneer Vulpia een gerechtvaardigd belang heeft.
Indien het verwerken van de persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor een van de drie bovenstaande redenen, dan vragen wij steeds toestemming om de persoonsgegevens te mogen verwerken.
Afhankelijk van uw relatie met Vulpia (bv resident, personeelslid, etc.) voorzien wij aanvullende specifieke privacyverklaringen (bv bij de opnameovereenkomst) die nog meer gedetailleerde informatie geven over welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden, hoe lang die specifieke gegevens worden bewaard, etc.
Vulpia zal in elk geval de persoonsgegevens die ze verwerkt niet verkopen aan derden.
Camerabewaking
Een aantal van de residenties van Vulpia zijn voorzien van duidelijk zichtbare camera’s met als doel de veiligheid van onze werknemers, residenten en eigendommen te beschermen. Deze camera’s dienen enkel voor bewaking en supervisie zoals gedefinieerd in de Belgische camerawetgeving. Bij betreding van deze residenties wordt u op de aanwezigheid van camera’s gewezen door duidelijk geplaatste pictogrammen. De camerabeelden worden maximum 30 dagen bewaard.
Beveiligen en bewaren van persoonsgegevens
Vulpia draagt zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen door o.a.:
De aanstelling van een DPO (Data Protection Officer)
Voor de beveiliging van de gegevens hebben we gespecialiseerde personen in dienst die instaan voor de veiligheid van ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen.
Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van de gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie en toegangscontroles.
Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot persoonsgegevens is beperkt en onze werknemers worden zorgvuldig geselecteerd. Er wordt hen enkel toegang tot persoonsgegevens verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
Moest er zich alsnog een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor de persoonsgegevens, dan word de getroffen persoon in de door de wet voorziende omstandigheden persoonlijk verwittigd.
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verzamelen, voor zover er geen wettelijke verplichting bestaat die ons verplicht uw gegevens langer te bewaren. Per doel kan de bewaringstermijn dus verschillen, meestal naar aanleiding van de wetgeving ter zake. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen, worden gegevens vernietigd of geanonimiseerd.
Persoonsgegevens via de website
Vulpia verzamelt via haar website geen persoonsgegevens, tenzij deze vrijwillig verstrekt worden. Alle informatie op de website is beschikbaar zonder dat persoonsgegevens moeten worden verstrekt.
Het is echter mogelijk dat er persoonsgegevens worden gevraagd om bepaalde diensten of informatie op maat te kunnen verschaffen. De persoonsgegevens zullen steeds in overeenstemming met de regelgeving worden behandeld. We verwerken dan mogelijk de volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, emailadres, telefoonnummer. Dit doen we:
als u inschrijft op de nieuwsbrief via de website
als u ons contactformulier invult, ons contacteert via telefoon of email om een afspraak of rondleiding of een activiteit bij te wonen in één van onze woon- en zorghuizen of assistentiewoningen of om antwoord te krijgen op vragen of feedback.
Wij verduidelijken in elk van onze formulieren duidelijk de gegevens die u moet invullen om uw verzoek te kunnen verwerken alsook voor welke doeleinden we deze nodig hebben. U bent bijgevolg vrij om uw gegevens al dan niet met ons te delen indien ze als optioneel worden aangeduid.
De gegevens u die met ons deelt, worden enkel door ons verwerkt om te antwoorden op uw vragen/verzoeken. Wij gebruiken deze niet voor marketing doeleinden zonder uw toestemming.
Soorten cookies en doeleinden
Cookies zijn tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst om standaard internetloggegevens en informatie over het gedrag van bezoekers te verzamelen. Wanneer u onze websites bezoekt, kunnen we aan de hand van cookies of soortgelijke technologie automatisch informatie over u verzamelen. Ga voor meer informatie naar allaboutcookies.org.
Vulpia gebruikt cookies op verschillende manieren om uw ervaring op onze website te verbeteren, waaronder:
om ervoor te zorgen dat u aangemeld blijft;
om te begrijpen hoe u onze website gebruikt;
om uw interesses te verzamelen;
om u informatie die verband houdt met uw interesses te verstrekken;
om u manieren te bieden om gemakkelijk contact met ons op te nemen.
Er zijn een aantal verschillende soorten cookies die onze website gebruikt:
Functionele/noodzakelijke cookies: deze cookies worden gebruikt om u op onze website te kunnen herkennen en uw eerder geselecteerde voorkeuren te kunnen onthouden.
Analytische cookies/prestatiecookies: deze cookies worden gebruikt om informatie te verzamelen over de navigatie van en het gebruik van onze website door de gebruiker.
Reclamecookies/targetingcookies: deze cookies worden gebruikt om informatie te verzamelen over uw bezoek aan onze website, de inhoud die u hebt bekeken, de links die u hebt gevolgd en uw browser, apparaat en IP-adres.
Andere partijen : Op de website kan video getoond worden via YouTube. Van zodra u deze video bekijkt, worden cookies van die platformen geactiveerd.
Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
Vulpia wil ervoor zorgen dat u volledig op de hoogte bent van al uw rechten op het gebied van gegevensbescherming. Elke gebruiker heeft recht op het volgende:
Recht op inzage: u hebt het recht om Vulpia om kopieën van uw persoonsgegevens te vragen.
Recht op rectificatie: u hebt het recht om Vulpia te verzoeken alle informatie te corrigeren waarvan u denkt dat ze onjuist is. U hebt ook het recht om Vulpia te verzoeken de informatie aan te vullen waarvan u denkt dat ze onvolledig is.
Recht op gegevenswissing: u hebt onder bepaalde voorwaarden het recht om Vulpia te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen.
Het recht om de verwerking te beperken: u hebt onder bepaalde voorwaarden het recht om Vulpia te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
Recht van bezwaar: u hebt onder bepaalde voorwaarden het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Vulpia.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u hebt onder bepaalde voorwaarden het recht om Vulpia te verzoeken de door hen verzamelde gegevens over te dragen aan een andere organisatie, of rechtstreeks aan u.
Als u als betrokkene een verzoek indient, hebben we na ontvangst van het volledige en geverifieerde verzoek een maand de tijd om u te antwoorden.
Als u een van deze rechten wilt uitoefenen of als u vragen hebt over deze privacyverklaring, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen met onze DPO via privacy@vulpia.be of via post.
Ook al hopen we oprecht dat dit niet nodig zal zijn, toch heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor de bescherming van persoonsgegevens in uw land van woonplaats. In België kan dit bij de Gegevensbeschermingsautoriteit; Drukpersstraat 35; 1000 Brussel; E-mail: contact@apd-gba.be
Contact
Bij vragen over deze privacyverklaring kan contact opgenomen worden via e-mail naar privacy@vulpia.be of via brief naar volgende adres:
Vulpia – Privacy
Ruiterijschool 6
2930 Brasschaat
Vulpia kan deze privacyverklaring steeds aanpassen naar aanleiding van gewijzigde diensten, feedback van klanten of wijzigingen in de privacywetgeving.
Deze verklaring werd laatst bijgewerkt in januari 2021.