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Dernière mise à jour: Février 2021

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La présente constitue la déclaration de confidentialité de Care@Vulpia S.A., dont le siège social est sis Ruiterijschool 6, 2930 Brasschaat, inscrite sous le numéro d’entreprise BE 0885.883.479 (ci-après « Vulpia ») – le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Care@Vulpia SA/NV désigne le responsable du traitement des données à caractère personnel de tous les établissements du groupe Vulpia. La présente déclaration vise à garantir le respect du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD »). 

Le contenu de la présente déclaration de confidentialité est structuré comme suit : 

  • Champ d’application de la présente déclaration 

  • Pourquoi traitons-nous des données à caractère personnel ?

  • Vidéosurveillance

  • Sécurité et conservation des données à caractère personnel

  • Données à caractère personnel collectées sur le site Internet

  • Types de cookies et finalités

  • Vos droits concernant vos données à caractère personnel

  • Contact

Champ d’application

La présente déclaration de confidentialité s’applique exclusivement aux informations d’identification personnelle vous concernant (ci-après les « données à caractère personnel »), que nous traitons en tant que responsables du traitement. Cela signifie que Vulpia détermine les finalités et moyens relatifs au traitement des données à caractère personnel. Par « traitement des données à caractère personnel », il convient d’entendre tout traitement de données permettant d’identifier un individu en tant que personne physique, tel que la collecte, la conservation, la modification ou encore l’utilisation de données à caractère personnel. 

La présente déclaration de confidentialité a une double application :

  1. Les conditions générales s’appliquent à tous les résidents qui séjournent à court ou long terme dans une résidence de Vulpia, aux personnes qui s’engagent contractuellement en vertu de la convention d’hébergement, aux membres du personnel, aux fournisseurs, aux prestataires de services (de soins) externes, aux bénévoles, aux visiteurs et aux autres personnes qui bénéficient des services de Vulpia.  

  2. Pour les visiteurs du site Internet en particulier, nous précisons les données à caractère personnel que nous traitons lorsqu’ils consultent notre site Internet, ainsi que les types de cookies utilisés et leurs finalités. 

Pourquoi traitons-nous des données à caractère personnel ?

Nous traitons les données à caractère personnel à des fins diverses et, dans ce cadre, nous nous limitons à chaque fois au traitement des données strictement nécessaires en vue d’atteindre l’objectif poursuivi. Nous recueillons, traitons et utilisons les données à caractère personnel aux fins suivantes, entre autres :

  • pour proposer ou améliorer nos services ;

  • pour des raisons de qualité ;

  • pour des raisons de sécurité.

Notre traitement des données à caractère personnel à ces fins repose sur les bases juridiques suivantes :

  • lorsque ledit traitement est nécessaire à la préparation ou à l’exécution de nos conventions (par exemple dans le cadre d’une convention d’hébergement) ;

  • en vue de se conformer aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles Vulpia est soumise ;

  • lorsque Vulpia présente un intérêt légitime.

Si le traitement des données à caractère personnel n’est pas nécessaire pour l’une des trois raisons susmentionnées, nous demanderons toujours l’autorisation de traiter les données à caractère personnel.

En fonction de votre relation avec Vulpia (par ex., résident, membre du personnel, etc.), nous prévoyons d’autres déclarations de confidentialité spécifiques (p. ex. dans le cadre de la convention d’hébergement) qui fournissent des informations détaillées sur les données à caractère personnel faisant l’objet du traitement, leurs finalités, leur durée de conservation, etc. 

Quoi qu’il en soit, Vulpia ne vendra pas les données à caractère personnel qu’elle traite à des tiers. 


Vidéosurveillance

Certaines résidences de Vulpia sont équipées de caméras bien visibles dont l’objectif consiste à protéger la sécurité de ses collaborateurs, résidents et propriétés. Ces caméras sont exclusivement utilisées aux fins de surveillance et de contrôle définies par la législation belge sur les caméras. À votre arrivée dans l’une de ces résidences, la présence de caméras vous est signalée au moyen de pictogrammes placés de manière parfaitement visible. Les images enregistrées par ces caméras sont conservées pendant 30 jours au maximum. 


Sécurité et conservation des données à caractère personnel

Vulpia prévoit des mesures techniques et organisationnelles appropriées en vue de sécuriser les données à caractère personnel, comme :

  • la désignation d’un DPD (délégué à la protection des données) ;

  • l’engagement de collaborateurs spécialisés chargés de garantir la sécurité de son réseau, de son infrastructure et de ses systèmes d’information ;

  • la mise en œuvre de diverses mesures techniques visant à protéger les données à caractère personnel contre l’utilisation non autorisée, la perte ou le vol desdites données ou l’accès non autorisé à celles-ci (p. ex. protection par mot de passe, logiciel de cryptage de disque dur, pare-feu, antivirus, détection des intrusions et des anomalies, contrôles d’accès) : 

  • la limitation du nombre de collaborateurs ayant accès aux données à caractère personnel, ainsi que leur sélection rigoureuse. Ceux-ci ne peuvent accéder aux données à caractère personnel que dans la mesure où ces informations leur sont nécessaires en vue de s’acquitter correctement de leurs tâches ;

  • l’avertissement de la personne concernée : si une fuite de données devait néanmoins se produire et engendrer des conséquences préjudiciables pour les données à caractère personnel, la personne concernée en serait avertie personnellement et conformément aux conditions prévues par la loi.

Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, pour autant qu’il n’existe aucune obligation légale nous imposant de les conserver pendant une période plus longue. Dès lors, le délai de conservation peut varier en fonction de l’objectif, en règle générale, conformément à la législation applicable. Les données sont détruites ou rendues anonymes après l’expiration des délais de conservation applicables.

Données à caractère personnel collectées sur le site internet

Vulpia ne collecte pas de données à caractère personnel par l’intermédiaire de son site Internet, sauf si ces données sont fournies sur une base volontaire. Toutes les informations figurant sur le site Internet sont disponibles sans qu’il soit nécessaire de fournir des données à caractère personnel. 

Néanmoins, des données à caractère personnel peuvent être demandées en vue de la fourniture de certains services ou informations sur mesure. Les données à caractère personnel seront toujours traitées conformément à la réglementation. Ainsi, nous pouvons traiter les données à caractère personnel suivantes : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone. Tel est le cas : 

  • si vous vous abonnez à la lettre d’informations par l’intermédiaire du site Internet ;

  • si vous remplissez notre formulaire de contact ou si vous nous contactez par téléphone ou par e-mail pour fixer un rendez-vous ou une visite guidée, pour assister à une activité dans l’une de nos maisons de vie et de soins ou dans l’une de nos résidences-services, ou pour obtenir des réponses à vos questions ou commentaires. 

Dans chacun de nos formulaires, nous précisons clairement les informations que vous devez fournir pour que nous puissions traiter votre demande, et à quelles fins nous en avons besoin. Par conséquent, vous êtes libre de nous communiquer ou non vos données si celles-ci sont indiquées comme étant facultatives.

Nous traitons les informations que vous nous communiquez uniquement pour répondre à vos questions/demandes. Nous ne les utilisons pas à des fins de marketing sans votre consentement.

Types de cookies et finalités

Les cookies désignent des fichiers texte installés sur votre ordinateur en vue de recueillir des données de journal Internet standard et des informations sur votre comportement de navigation. Lorsque vous consultez nos sites Internet, nous pouvons automatiquement recueillir des informations vous concernant en utilisant des cookies ou une technologie similaire.

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur le site allaboutcookies.org.

Vulpia utilise les cookies de différentes manières pour améliorer votre expérience sur son site Internet, et notamment pour :

  • préserver votre connexion ;

  • comprendre votre utilisation de son site Internet ;

  • recueillir vos intérêts ;

  • vous fournir des informations en rapport avec vos intérêts ;

  • vous fournir des possibilités de nous contacter facilement.

Notre site Internet utilise différents types de cookies :

  • Cookies fonctionnels/nécessaires : ces cookies ont pour but de reconnaître un visiteur lorsqu’il se rend à nouveau sur notre site Internet et d’enregistrer ses préférences sélectionnées précédemment. 

  • Cookies analytiques/cookies de performance : ces cookies servent à recueillir des informations sur l’utilisation de notre site Internet et sur le comportement de navigation des visiteurs. 

  • Cookies publicitaires/cookies de ciblage : ces cookies sont utilisés pour recueillir des informations concernant votre visite sur notre site Internet, le contenu que vous avez consulté, les liens que vous avez suivis, ainsi que votre navigateur, votre appareil et votre adresse IP.

  • Parties tierces : les vidéos figurant sur le site Internet peuvent être diffusées par l’intermédiaire de YouTube. Ainsi, les cookies de cette plateforme sont activés dès que vous regardez ces vidéos.

Vos droits concernant vos données à caractère personnel 

Vulpia tient à s’assurer que vous êtes pleinement conscient de tous vos droits en matière de protection des données. Chaque utilisateur peut exercer les droits suivants :

  • Droit de consultation : vous avez le droit de demander à Vulpia de vous fournir des copies de vos données à caractère personnel. 

  • Droit de rectification : vous avez le droit de demander à Vulpia de corriger toute information que vous jugez incorrecte. Vous avez également le droit de demander à Vulpia de compléter les informations que vous jugez incomplètes.

  • Droit à l’effacement des données : sous certaines conditions, vous avez le droit de demander à Vulpia de supprimer vos données à caractère personnel.

  • Droit à la limitation du traitement : sous certaines conditions, vous avez le droit de demander à Vulpia de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

  • Droit d’opposition : sous certaines conditions, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par Vulpia.

  • Droit à la transférabilité des données : sous certaines conditions, vous avez le droit de demander à Vulpia de transférer les données qu’elle a collectées à une autre organisation, ou à vous directement.

Si vous introduisez une demande en tant que personne concernée, nous disposons d’un délai de réponse d’un mois à compter de la réception de la demande exhaustive et vérifiée. 

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits ou si vous avez des questions à propos de la présente déclaration de confidentialité, n’hésitez pas à contacter notre DPD par courrier ou par e-mail à l’adresse privacy@vulpia.be

Même si nous espérons sincèrement que ce ne sera pas nécessaire, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle responsable de la protection des données à caractère personnel dans votre pays de résidence. En Belgique, vous pouvez vous adresser à l’Autorité de protection des données (rue de la presse 35, 1000 Bruxelles – e-mail : contact@apd-gba.be). 

Contact

Pour toute question concernant la présente déclaration de confidentialité, veuillez nous contacter par e-mail à l’adresse privacy@vulpia.be ou par courrier à l’adresse suivante :

Vulpia – Privacy
Ruiterijschool 6
2930 Brasschaat

Vulpia se réserve à tout moment le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité à la suite de changements dans ses services, de commentaires de clients ou de modifications dans la législation relative à la protection de la vie privée. La présente déclaration a été mise à jour en janvier 2021.